Miért jó, ha az online számlázó programban készül minden bizonylat?

(X) Az online számlázó programoknak számos kritériumnak meg kell felelniük annak érdekében, hogy maximálisan kielégítsék a felhasználók igényeit. Cikkünkben annak járunk utána, hogy miért fontos, hogy minden bizonylat az adott programban készüljön. Gyakorlati példán keresztül mutatjuk be, hogyan könnyíti meg ez a lehetőség a munkát.

Az ideális online számlázó program lehetővé teszi, hogy a felhasználónak csupán az értékesítési folyamat legelső dokumentumát kelljen elkészítenie. Ezt követően az adott program a legelső dokumentum alapján legenerálja az összes többi bizonylatot.

Előnyök egy gyakorlati példán keresztül

Miért jó, ha az online számlázó programban készülnek el az értékesítési folyamatokhoz kapcsolódó bizonylatok? Ennek megértéséhez érdemes megnézni egy gyakorlati példát. Tegyük fel, hogy egy bútorértékesítéssel foglalkozó vállalkozás kíván élni a lehetőséggel. 

Ebben az esetben a folyamat első lépése egy árajánlat elkészítése és eljuttatása az érdeklődő számára. Jelentősen egyszerűsödik a feladat, ha az online számlázó programban elkészíthető az árajánlat, valamint ezen a rendszeren keresztül továbbítható is az érdeklődő számára.

Melyik program képes biztosítani a különféle bizonylatok generálását?

Amennyiben az érdeklődő elfogadja a kapott árajánlatot, a vállalkozás megrendelőlapot továbbít számára. Hasznos, ha ez a lépés is lebonyolítható az online számlázó programon keresztül. Ezt követően nincs más hátra, mint a kiválasztott bútor leszállítása, valamint a szállítólevél, a teljesítési igazolás vagy a számla elkészítése. 

A legjobb, ha ezekhez a lépésekhez is használható az online számlázó program. Melyik program képes biztosítani az online számlázás mellett az értékesítési folyamathoz kapcsolódó bizonylatok generálását? A Billingo, mely profi rendszerével lehetővé teszi, hogy pontosan olyan bizonylat készüljön, amilyenre az adott értékesítési folyamatban éppen szükség van.

Nemcsak a bizonylatok elkészítése fontos, hanem az átlátható rendszerezés is

Elengedhetetlen, hogy a program ne csak a különféle bizonylatok generálását biztosítsa, hanem azok átlátható rendszerezését is. Így egyszerűen rendezhetőek az adott munkákhoz, valamint projektekhez kapcsolódó bizonylatok. Mindemellett fontos, hogy a különféle ügyek átnevezhetőek legyenek, mellyel megkönnyíthető azok megtalálása.

A bútorértékesítés példánál maradva ez azt jelenti, hogy minden egyes megrendeléshez külön ügymenet nyitható, melyben tárolhatóak a különféle dokumentumok és bizonylatok. Az adott ügymenet elnevezése pedig lehet például a megrendelés dátuma vagy éppen a vásárló neve. Esetleg mindkettő feltüntethető a megnevezésben, hogy később könnyebb legyen a rendszerezés. Az ügymenethez tartozó dokumentumok pedig egyszerűen továbbíthatóak elektronikus úton, vagy pedig kinyomtathatóak.